Tugas dan Tanggung Jawab Receptionist Hotel: Job Desk Lengkap 2027

Tugas dan Tanggung Jawab Receptionist Hotel: Panduan Lengkap

Pernah check-in di hotel dan ketemu sama staff yang ramah di meja depan? Itulah receptionist atau yang biasa disebut Front Desk Agent (FDA). Posisi ini adalah salah satu yang paling visible di industri perhotelan karena menjadi “wajah” pertama hotel!

Di artikel ini, kita bakal bahas tuntas tentang tugas dan tanggung jawab receptionist hotel — mulai dari daily task, skill yang dibutuhkan, sampai tips sukses berkarir di posisi ini. Cocok banget buat kamu yang tertarik terjun ke dunia hospitality!

Apa Itu Receptionist Hotel?

Receptionist hotel, atau yang dalam istilah industri disebut Front Desk Agent (FDA) atau Guest Service Agent (GSA), adalah staf yang bertugas di area front office untuk:

Menyambut dan melayani tamu
Menangani proses check-in dan check-out
Menjadi pusat informasi hotel
Handle reservasi dan booking

Posisi Receptionist dalam Struktur Hotel

Front Office Manager
        ↓
Assistant FO Manager
        ↓
Front Desk Supervisor
        ↓
Receptionist / FDA ← Kamu di sini!
        ↓
Trainee

Buat gambaran lengkap struktur hotel, bisa cek hierarki jabatan di hotel yang udah kita bahas detail.

Tugas Utama Receptionist Hotel

Ini adalah core duties yang harus dikuasai:

1. Proses Check-In Tamu

Ini tugas yang paling sering dilakukan. Prosedurnya:

Langkah-langkah check-in:

Sambut tamu dengan senyum dan salam
Tanyakan nama atau konfirmasi reservasi
Cek data di sistem (PMS)
Minta dokumen identitas (KTP/Passport)
Jelaskan detail kamar dan harga
Proses payment atau guarantee
Berikan key card dan informasi hotel
Arahkan ke kamar atau panggil bellboy

Tips check-in profesional:

Eye contact dan body language positif
Sebutkan nama tamu untuk personal touch
Jelaskan fasilitas hotel dengan jelas
Tawarkan upgrade kalau available

2. Proses Check-Out Tamu

Sama pentingnya dengan check-in:

Langkah-langkah check-out:

Konfirmasi nama dan nomor kamar
Cek apakah ada mini bar atau room charge
Print dan review folio (invoice)
Proses pembayaran
Kembalikan deposit jika ada
Tanyakan feedback tentang stay
Ucapkan terima kasih dan selamat jalan

Yang harus dicek:

Item	Keterangan
Mini bar	Konsumsi makanan/minuman
Restaurant	Charge ke kamar
Laundry	Dryceaning, press
Phone call	Telepon internasional
Incidentals	Charge lainnya

3. Handling Reservasi

Receptionist juga handle booking yang masuk:

Channel reservasi:

Walk-in (datang langsung)
Phone call
Email
OTA (Online Travel Agent): Booking.com, Agoda, Traveloka
Direct booking via website
Travel agent

Yang harus dicatat:

Nama tamu lengkap
Tanggal check-in dan check-out
Tipe kamar
Jumlah tamu
Special request
Contact number
Payment method

4. Menjawab Pertanyaan dan Request

receptionist adalah information center hotel:

Pertanyaan yang sering muncul:

“Wi-Fi password-nya apa?”
“Breakfast jam berapa?”
“Ada ATM terdekat?”
“Bisa pesan taksi?”
“Gimana cara ke [tourist spot]?”

Request yang sering:

Extra towel/pillow
Wake-up call
Late check-out
Room change
Reprint invoice

5. Handling Complaint

Ini bagian paling challenging tapi penting:

Langkah handle complaint:

Listen — Dengarkan tanpa interupsi
Empathize — Tunjukkan pengertian
Apologize — Minta maaf tulus
React — Ambil tindakan
Notify — Laporkan ke atasan jika perlu

Complaint umum:

Kamar tidak sesuai ekspektasi
AC/TV tidak berfungsi
Noise dari kamar sebelah
Pelayanan lambat
Harga tidak sesuai

Golden Rule: Jangan pernah berdebat dengan tamu. Fokus pada solusi, bukan siapa yang salah.

Skill yang Dibutuhkan Receptionist

Bukan cuma senyum doang ya! Ini skill wajib:

Hard Skills

Skill	Keterangan
Computer literacy	Microsoft Office, Email
PMS Operation	Opera, Fidelio, dll
Bahasa Inggris	Minimal conversational
Basic accounting	Handle payment, folio
Typing speed	Input data cepat

Soft Skills

Skill	Keterangan
Communication	Clear, polite, professional
Problem solving	Handle situasi unexpected
Multitasking	Banyak task bersamaan
Patience	Sabar menghadapi tamu
Attention to detail	Gak boleh salah data
Cultural awareness	Pahami perbedaan budaya

Grooming Standards

Penampilan receptionist HARUS rapi:

Untuk Wanita:

Makeup natural
Rambut diikat/rapi
Kuku pendek dan bersih
Aksesoris minimal
Parfum tidak menyengat

Untuk Pria:

Rambut pendek dan rapi
Wajah clean-shaven atau jenggot rapi
Kuku pendek dan bersih
Parfum subtle

Jadwal Kerja Receptionist

Hotel beroperasi 24/7, jadi receptionist kerja shift:

Pembagian Shift Umum

Shift	Jam	Aktivitas Utama
Morning	07:00 - 15:00	Check-out rush
Afternoon	15:00 - 23:00	Check-in rush
Night	23:00 - 07:00	Audit, preparation

Aktivitas per Shift

Morning Shift:

Handle check-out
Update room status
Koordinasi dengan housekeeping
Handle walk-in

Afternoon Shift:

Handle check-in (peak time!)
Late check-out request
Reservasi handling
Shift briefing

Night Shift (Night Audit):

Close daily transaction
Run system reports
Prepare next day
Handle late arrival

Jenjang Karir dari Receptionist

Receptionist adalah starting point yang bagus untuk karir perhotelan:

Career Path

Receptionist (1-2 tahun)
        ↓
Senior Receptionist (2-3 tahun)
        ↓
Front Desk Supervisor (3-5 tahun)
        ↓
Assistant Front Office Manager (5-7 tahun)
        ↓
Front Office Manager (7-10 tahun)
        ↓
Rooms Division Manager (10+ tahun)

Pilihan Karir Lain

Dari receptionist, kamu juga bisa pivot ke:

Reservations — fokus booking
Revenue Management — strategi pricing
Guest Relations — VIP handling
Sales — B2B sales

Buat yang masih mikir apakah perhotelan pilihan yang tepat, baca juga alasan memilih jurusan perhotelan untuk lebih yakin!

Gaji Receptionist Hotel

Ini yang sering ditanyain:

Range Gaji Berdasarkan Bintang Hotel

Bintang Hotel	Gaji/Bulan
Bintang 2-3	Rp 3-5 juta
Bintang 4	Rp 4-7 juta
Bintang 5	Rp 5-10 juta
Chain International	Rp 6-12 juta

Benefit Tambahan

Service charge (bagi hasil revenue)
Makan gratis
Uniform provided
Insurance
Transport allowance
Training dan sertifikasi

Note: Gaji bisa lebih tinggi di hotel Jakarta/Bali atau hospitality luar negeri.

Tips Sukses Menjadi Receptionist Profesional

1. Master the Basics

Kuasai SOP check-in/out sampai hafal. Ini fondasi!

2. Upgrade Bahasa Inggris

Hospitality itu global. Bahasa Inggris lancar = opportunity lebih besar.

3. Know Your Hotel

Hafal semua fasilitas, outlet, dan info penting tentang hotel-mu.

4. Build Rapport dengan Guest

Regular guest yang kenal kamu = loyal customer.

5. Stay Calm Under Pressure

Peak time bisa hectic. Latih diri untuk tetap tenang.

6. Learn from Complaints

Setiap complaint adalah kesempatan belajar.

7. Network dengan Department Lain

Koordinasi baik = kerja lebih smooth.

Tools yang Digunakan Receptionist

Property Management System (PMS)

Software utama untuk operasional:

Opera — paling populer untuk chain hotel
Fidelio — versi lama Opera
Maestro — untuk independent hotel
Cloudbeds — cloud-based modern

Equipment Standard

Equipment	Fungsi
Computer	Akses PMS
Key encoder	Coding key card
Payment terminal	Credit card
Printer	Folio, registration
Scanner	ID document
Telephone	Internal/external call

FAQ: Pertanyaan Seputar Receptionist Hotel

Apakah harus lulusan perhotelan?

Tidak wajib, tapi lebih diutamakan. Lulusan SMA/SMK juga bisa asalkan ada skill yang dibutuhkan.

Bahasa apa yang harus dikuasai?

Bahasa Indonesia dan Inggris wajib. Bahasa ketiga (Mandarin, Jepang) adalah nilai plus.

Apakah receptionist harus cantik/ganteng?

Yang lebih penting adalah grooming rapi dan attitude profesional. Penampilan menarik bukan soal fisik semata.

Berapa lama training receptionist?

Biasanya 1-3 bulan untuk training dasar, plus on-the-job learning.

Apa tantangan terbesar jadi receptionist?

Handling difficult guest dan bekerja saat peak time dengan banyak tamu bersamaan.

Kesimpulan: Receptionist, Posisi Kunci di Hotel!

Nah, itu dia panduan lengkap tugas dan tanggung jawab receptionist hotel. Intinya:

Tugas utama: Check-in, check-out, reservasi, informasi
Skill wajib: Communication, problem solving, bahasa
Karir bagus: Jenjang jelas sampai management
Challenging tapi rewarding: Setiap hari berbeda!

Receptionist adalah posisi yang perfect buat memulai karir di hospitality. Dari sini, kamu bisa naik ke posisi yang lebih tinggi atau explore department lain.

Kalau kamu tertarik dengan detail room dan fasilitas hotel, baca juga jenis-jenis kamar hotel untuk menambah pengetahuan!

Semoga bermanfaat dan sukses berkarir di dunia perhotelan! 🏨✨

Artikel ini terakhir diupdate pada Desember 2027. Standard operating procedure dapat bervariasi tergantung kebijakan masing-masing hotel.